数字化报告厅(以下简称“报告厅”)是学校举办重要会议、报告、典礼、仪式等活动的场所。为加强报告厅的管理，更好地为各类会议、学术活动、文化活动等提供服务，特制定本规定。
    一、报告厅使用原则和范围
    (一)报告厅主要用于学校举行的重大外事活动、高规格学术报告、学术会议和工作会议；教职工大会及其他校内各单位确需组织的重要的大型活动。
    (二)报告厅优先安排学术报告。非学校报告类使用，从严审批。
    (三)报告厅实行总量控制原则。全年预计举办学术报告总量200至250场。其中院系每年10场、职能部门每年2-3场。额度内，优先安排，额度外从严审批。
    (四)会场可容纳200-370人，为避免资源浪费和保证会场安全，与会人数少于200人或多于370人的会议原则上不予安排。
    (五)使用报告厅，应按照程序填写申请表，办理相关申请审批手续。
    (六)报告厅的使用一般情况下按照申请时间的先后顺序进行安排，特殊情况下，图书馆有权对使用安排做出调整。
    (七)严禁在报告厅举行商业活动，严禁任何单位以该单位的名义为外单位租用报告厅。
    二、报告厅的管理
    (一)图书馆办公室负责报告厅的日常管理，主要包括报告厅使用申请审核、音响控制室的环境卫生、设备的使用与维护等；会场布置、礼仪、茶水服务、聘请专业人员操作舞台演出设备等费用由使用单位自行负责。             

    (二)报告厅的使用安排遵循“申请优先、兼顾重点”的原则，严格履行审批手续。图书馆办公室按照申请时间顺序及活动的重要性、报告厅接待能力等统筹安排使用报告厅。
    (三)报告厅的活动管理遵循“谁使用、谁管理、谁负责”的原则，使用单位负责参会人员在会场内的组织、管理和安全教育，安排专人维护会场秩序和公共设施管理，严格控制入场人数。使用单位负责人为当次活动的第一安全责任人。
    (四)报告厅管理员在使用前要调试好音响、灯光及多媒体设备，提前准备时间为正式活动前半小时；使用后要及时会同使用单位清点设备和设施的完好情况并办理验收交接手续，联系卫生保洁，切断电源，关好门窗，确保室内安全。离场时间为活动结束后半小时；对设备、设施清点中存在的问题及报告厅使用反馈要在《数字化报告厅使用申请表》的“活动使用情况”栏中注明，并经使用单位经办人签字确认，作为今后审批参考依据。
    (五)加班管理图书馆依据报告厅使用的实际加班情况每月统计汇总数据后报组织人事处申请加班费或调休。
    三、报告厅的使用报批程序
    (一)打开电脑系统的浏览器，在地址栏中输入地址:
http://oa.hue.edu.cn，点击“回车键“后，进入到办公系统登录界面。使用单位应提前一周登录0A如实申报：包括使用时间、活动内容、人数、服务要求等。
    (二)图书馆受理申请后，将按时间和要求提供会场和相关服务。办理使用手续后需要变更或取消使用计划的，须在预约使用日前天通知图书馆办公室。

    (三)图书馆办公室审核确认后，由报告厅管理员登记备案、安排使用。

    (四)使用报告厅的单位，需遵守报告厅管理与使用的相关规定，有序使用报告厅。图书馆在每次报告厅使用完后，使用完后，将检查用户的使用情况，向使用单位反馈使用情况。用户使用情况将作为再次申请使用报告厅时审批的重要依据.
    (五)图书馆办公室电话: 027-52104842

    四、报告厅的使用要求
    (一)进入报告厅须衣着整齐、举止文明，禁止穿背心、拖鞋进入；保持室内安静，将移动电话及其他通信设备一律关闭或设为静音、振动模式，活动期间不得在室内随意走动。
    (二)保持室内卫生，严禁吸烟，不准随地吐痰、吃带果壳的食物和随地丢弃垃圾，严禁携带易燃易爆物品进入报告厅，严禁在桌椅、墙壁等处乱涂乱画，禁止攀踏桌椅。
    (三)报告厅灯光、音响、话筒、投影机和屏幕等设备由图书馆报告厅专人操作，使用单位不得随意移动相关设施。
    (四)各单位在使用报告厅的过程中要自觉爱护公共设施，保证设备安全，并服从相关管理人员的安排，未经允许，不得随意挪动、拆卸室内设施和悬挂、张贴标语或其它宣传品。不得使用双面胶、胶带、钉书针、钉子等对封面和地面装饰有污损或破坏的物品。如有特殊需要，应提前向图书馆办公室说明，经同意后方可进行。活动结束后，使用单位应将报告厅恢复原貌。使用后发现报告厅内物品损坏或丢失，使用单位须照价赔偿。
    (五)凡违反上述规定的，报告厅管理人员有权采取制止违规行为、请出场外直至谢绝入场等处理办法。
    五、本规定自发文之日起执行，由图书馆办公室负责解释。