院教〔2006〕62号
教学秘书工作细则
系教务管理是一项极为重要的基层教学管理工作，只有做到各在其位，各尽其责，才能保证整个管理正常运转。为使各系教学秘书开展工作有章可循，现根据学校有关教学工作职责，制定我校系教学秘书工作细则。
一、开学注册
1．新生入学注册。各系教学秘书于新生入学前一周内到教务处领取新生用表，供迎新生时使用。
2．在校生开学注册。每学期开学前三周负责收齐各班已交费学生的学生证并填写学生注册登记表交教务处加盖注册章。
二、教学组织与管理
1、开学两周内收齐各任课教师的教学进程表，一份交教务处，一份系自留。
2、开学前，负责将课程表发放到各教研室、任课教师和班级，负责向任课教师（含公共课程教师）提供学生名单，通知教师上课时间和地点。
3、向任课教师下发下一学期教学任务书，经教师填写后，负责教学任务书的汇总工作。
4、根据人才培养方案和教务处有关公共课的开课情况，制定本系下一学期各专业各班级的上课课程表和课程总表，交教务处审核,。
5、办理课程异动后的记载工作，根据教务处的调、停课通知，及时通知有关教师和学生。
6．协助教材科做好各门课程所需教材的预订和发放工作。
7、协助督导员落实教学质量督导评估等事宜。
8、协助主管教学主任组织好教学检查，协助系主任在学期末总结通报教师教学工作量、教学总结等。
9、努力完成教学主任交付的其他教学管理工作。
三、考试工作
1、教学秘书根据教务处期末考试时间安排考试日程和监考人员，排定后在规定时间内送教务处审核。
2、每学期期末考试前，教学秘书负责将本系教师开出的所有课程试卷于规定时间内送印并安排试卷封装。封装完毕的试卷由教学秘书统一管理，考试当天分发至监考人员。
3、做好考试的组织工作，检查考试纪律，汇总考场情况登记表并上报教务处。
4、负责考试试卷和补考试卷的整理工作，按要求存档备案。
四、成绩管理
1、开学前将记分册发给各任课教师。
2、课程考完后，将打印出的成绩单加盖系章上报教务处。
3、统计不及格学生名单，以便处理学籍并安排重考或毕业时清考。
4、做好毕业班成绩清理工作，根据有关规定提出毕业、结业的学生名单，经系审核后报教务处。
五、学籍管理
1、组织安排填写学籍登记表。一式两份，一份存系里，一份连同新生照片按学号排序后一起送教务处。
2、按规定办理成绩警告、试读、留级、保留学籍资格、休学、停学、复学、转学、退学等工作，并按要求填写相应报告，经系领导审批后报教务处。达到退学标准的学生，各系在办理手续前应通知学生家长。学生办完离校手续后，让学生家长将学生领回或由各系派人送其回家。
3、按有关规定，做好学生学籍原始材料的保管和归档工作。
4、根据毕业生成绩和授予学士学位条例，统计出不能授学位的学生名单和不授学位的理由，填写毕业生资格审查表交教务处，教务处汇总后报院学位委员会。
六、其它
1、负责统计本系教师工作量送教务处审核。
2、负责教学文件的收、发、保管，及时填报有关报表。
3、负责本系各种教学档案的建设与管理。
4、完成教务处、系领导交办的其它教学管理工作。