（一）历史沿革。1985年初，学校成立综合档案室，归口学校办公室管理；2009年2月成立档案馆；2010年9月调整为档案馆（校史馆）；2013年7月学校实行大部制改革，调整为图书馆（档案馆、信息化办公室）；2017年5月，学校单独成立信息化办公室，调整为图书馆（档案馆、校史馆）；2022年10月，学校为加强档案馆工作，调整为图书馆、档案馆（校史馆）。

（二）组织架构与人员构成。学校重视档案工作，成立由校领导任组长的档案管理工作领导小组，档案馆负责全校的档案收集、整理、利用工作，各二级单位配有档案工作负责人和兼职档案员，形成了以档案馆为中心的较为完善的档案管理网络体系。

（三）馆藏与设施设备。2018年5月，档案馆搬迁至图书馆二楼，总使用面积1726㎡，其中库房面积392㎡，可满足10年以上档案保管需要，且按要求实现档案库房与办公室、阅档室、三室分开。馆藏档案保管年限从1944年至今，含党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、实物、声像、电子等12门类，各类档案3万余卷，以件为保管单位的档案10万余件。

近几年，档案馆不断加强硬件建设，主要有密集架4组、档案柜15组、档案库房空调柜机8台、防磁信息安全柜1个、玻璃门禁1组和档案盒专用打印机、电脑等设施设备；配有红外线监控报警系统1套、安全防火防盗门1扇、柜式七氟丙烷灭火装置2套，建立起人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系，确保档案实体安全。

（四）制度建设。近几年制订了《湖北第二师范学院档案管理办法》《档案查阅利用制度》《档案安全保密制度》《档案移交接收制度》《档案库房管理制度》《档案统计制度》《档案鉴定销毁制度》《档案馆突发事件应急预案制度》《档案馆计算机网络安全管理制度》《档案工作人员行为规范》《档案馆工作职责》等系列制度，使档案工作更加规范。

（五）档案信息化建设。档案信息化建设已纳入学校信息化建设总体规划，配备了档案数据专用服务器，建立了覆盖全馆藏档案卷级、文件级目录的数据库，实现了计算机检索查询。2021年更换新的档案管理系统；2022年开通档案馆微信公众号，并提供“网上预约查询服务”；截至2022年12月，已完成2017、2020年文书档案和近26 年学籍档案中查询利用率最高的新生录取名册、毕业证发放名册的数字化。

档案馆2018年通过档案工作目标管理省一级达标检查，2021年通过省一级达标检查复评、获评湖北省档案工作先进单位（湖北省高校档案专业委员会）。