关于做好2022年档案立卷归档工作的通知

校内各单位：

    2022年度档案归档工作已经启动，为切实做好各类档案材料及时、完整、规范收集归档，现就有关事项通知如下：

    一、归档范围

1．2022年1月1日至2022年12月31日期间内形成的属于学校归档范围的各类档案材料，以及之前应归未归的档案材料。

    2.各单位2022年举办的重大活动、召开的大型学术会议及开展的重要专项工作形成的具有保存价值的档案材料，要按活动、工作内容分专题立卷归档。

3.立卷归档的材料包括纸质材料及与其对应的电子文件材料、声像材料（照片、光盘、录音带、录像带）。

4.各单位获省部级以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等获奖材料及校地、校际交流和外事活动中具有保存价值的实物档案也须整理归档。

5.各单位在2022年度工作中形成的记录本单位工作、实践活动过程的照片或电子照片，并注明时间、地点、主题等内容。

6．我校在参与驻村工作队与疫情防控这两项工作中产生的档案属于学校重要档案，需要归档。

    二、归档要求

    1.归档文件材料应齐全完整，纸质文件材料应为原件，上级来文与文件处理单并存，文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。

    2.文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料，字迹、印信等应清晰、完整，文件签发手续完备，责任者和成文时间应标明；声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好；电子数据需要脱机归档。

    3.各单位纸质文件归档的同时，须在管理软件系统中完成档案条目录入，数字化扫描工作由档案馆统一完成。纸质文件、系统录入及移交清单三者内容须完整、一致。

    4.声像材料归档时应附有标题，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。各学院务请将2022届本科、专科毕业生以班级（或专业或学院）为单位的毕业照合影（纸质版和电子版）及时移交。

    三、归档时间

1.党群、行政、教学（文书）、科研（文书）、基建（文书）、设备（文书）、出版、外事、财会（文书）、声像、实物类档案按照《高等学校档案管理办法》执行，于2023年6月30日前（特殊情况不超过11月30日前）完成归档。

2.2022 年毕业生学籍档案（全日制、成教、自考）于2022年12月31日前完成归档。

    3.基建项目档案在项目完成后3 个月内，由基建处统一向档案馆归档。

    4.科研项目档案在项目完成后2 个月内课题组立卷移交科研处，由科研处统一向档案馆归档。

    5.重大活动档案在活动结束后2 个月内归档。

    6.会计档案按照《会计档案管理办法》和《湖北第二师范学院会计档案管理办法》执行。因工作需要，财务处可保留近3年会计档案。依据学校情况，须于2023年11月30日前移交2020年前（含2020年）的会计档案。

    四、归档程序

    1.各单位兼职档案员负责将本单位档案材料汇总集中后进行整理。档案馆已配备专职档案员对各单位进行一对一指导，具体名单详见附件1；

    2.完成档案系统档案条目录入，并在档案管理系统内申请审核（http://218.199.112.197）；

    3.档案馆审核通过后，从系统导出、打印《湖北第二师范学院档案移交清单》（一式两份、签字盖章），在规定时间内与归档材料一并移交档案馆。

    五、联系方式

    1.档案馆咨询电话：52104843、52104834

2.学校档案管理工作群QQ:10620503

附件1：各单位档案系统用户名及档案馆对应指导人员一览表

图书馆（档案馆、校史馆）

       2023年4月14日

附件1：

各单位档案系统用户名及档案馆对应指导人员一览表